Administrativ koordinator - DTU Sundhedsteknologi

DTU Sundhedsteknologi søger en ansvarsbevidst og alsidig administrativ koordinator, der brænder for at yde god service og skabe struktur i en dynamisk hverdag. 

Du bliver en del af et stærkt team på 14 kollegaer, som understøtter instituttets drift og udvikling på mange områder – fra HR-processer og økonomi til planlægning af arrangementer og support til administrative systemer. Har du erfaring med – eller interesse for – administrative processer og koordinering, og trives du med en bred kontaktflade? 

Så vil vi rigtig gerne høre fra dig.  

Om jobbet

Du får en central rolle i at supportere instituttets medarbejdere og sikre, at administrative processer fungerer effektiv. Opgavernes karakter og vægtning vil ændre sig hen over tid, da vi har en medarbejder, der går på barsel kort efter din ansættelse og senere på året en medarbejder, der går på pension. Det giver dig en varieret hverdag og mulighed for at opbygge bred erfaring inden for flere administrative områder.  

Ad-hoc opgaver er en del af hverdagen, så du skal være indstillet på en vis fleksibilitet. Fællesnævneren for opgaveløsning er, at vi yder enestående service til vores kollegaer, agerer bindeled mellem institut og central hovedadministration på DTU og sikre, at overordnede regler og retningslinjer bliver overholdt. 

Dine primære opgaver:

• Koordinere og stå i spidsen for den praktiske del af arrangementer på instituttet – fx seminarer, konferencer, professortiltrædelser samt sommer- og julefester.
• Onboarding af nye kolleger samt systemmæssig ind- og udskrivning af medarbejdere.
• Være systemekspert i administrative IT-værktøjer og hjælpe kollegaer med systemunderstøttelse.
• Rådgivning og support til instituttets ansatte med mangeartede henvendelser.
• Bindeled mellem DTU’s koncernfunktioner og instituttet.
• Arkivering af dokumenter i DOCX (arkiveringssystem).
• Primær kontaktperson for fakturahåndtering.
• Diverse administrative ad hoc-opgaver.

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring med lignende opgaver, men det er ikke et krav.
• Har en kontoruddannelse, evt. i offentlig administration eller lignende, og har flere års erhvervserfaring.
• Har en positiv tilgang til opgaverne, tager ansvar og sætter en ære i, at opgaverne kommer godt i mål.
• Er serviceminded, kvalitetsbevidst og har gode samarbejdsevner.
• Kan lide at arbejde med administrative IT-systemer og digitale workflows.
• Er struktureret og kan prioritere opgaverne i en til tider travl hverdag.
• Har gode dansk- og engelskkundskaber, både skriftligt og mundtligt. Meget kommunikation foregår på engelsk, selvom koncernsproget er dansk.
• Finder det naturligt at være opsøgende og udadvendt, da du får en rolle med mange kontaktflader.

Hvad tilbyder vi dig

Vi tilbyder et spændende og alsidigt job i en international atmosfære med stor kontaktflade til instituttets øvrige medarbejdere og kollegaer i administrationen. 

Du vil få gode muligheder for indflydelse på strukturering af opgaverne, herunder mulighed for personlig og faglig udvikling. Vi sørger for oplæring i brugen af relevante administrative systemer. Vi har et godt arbejdsmiljø med en uformel omgangstone og engagerede kolleger. Der er fleksible arbejdstider og mulighed for hjemmearbejde, og DTU har en familievenlig personalepolitik.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomst og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat) indgået med Finansministeriet, eller anden relevant overenskomst. 

Der er tale om en fuldtidsstilling 37 timer pr. uge.

Arbejdssted er DTU Lyngby Campus.

Ansøgning og kontakt

Vi skal modtage din online ansøgning senest den 15. februar 2026 . Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Sannie H. Christensen på 6139 6352. Du kan læse mere om DTU Sundhedsteknologi på www.healthtech.dtu.dk/ .

Vi glæder os til at høre fra dig. 

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU Sundhedsteknologi

Med udgangspunkt i visionen om at forbedre sundhed og livskvalitet gennem teknologi arbejder DTU Sundhedsteknologi med forskning, uddannelse og innovation baseret på naturvidenskaben og den tekniske videnskab. Vi uddanner fremtidens sundsteknologiske ingeniører og skaber grundlaget for nye og innovative services og teknologier til en på verdensplan voksende sundhedssektor, der stiller krav om avancerede teknologiske løsninger. DTU Sundhedsteknologis ekspertise kan beskrives gennem fem overordnede forskningsområder: Diagnostic Imaging, Digital Health, Personalised Therapy, Precision Diagnostics og Sensory and Neural Technology. Vores teknologier og løsninger er udviklet med et formål om at være til gavn for mennesker og skabe værdi for samfundet. Instituttet inkluderer omkring 210 videnskabelige medarbejdere, 140 ph.d.-studerende, og et teknisk / administrativt personale på omkring 100 personer, hvoraf en stor del bidrager til vores forskningsinfrastruktur og relaterede kommercielle aktiviteter.

Teknologi for mennesker

DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.