Receptionist og administration

Virksomhedsprofil

Team Rengøring A/S er en veletableret virksomhed der beskæftiger ca. 130 mand og har aktiviteter på store dele af Sjælland. Virksomheden er bygget op fra bunden, med de oprindelige ejere som en del af den daglige drift. Kunderne er i fokus og kulturen sørger for der er plads til at gå et ekstra skridt for dem. Tillid på tværs af organisationen er kodeordet, og alle løfter i flok.

Overordnet formål

Stillingen omhandler primært receptionistopgaver, hvor henvendelser fra kunder og registrering i forskellige systemer en stor del. Du er første modtager af kundehenvendelser, og skal kunne sætte dig ind i kundernes behov og hjælpe dem videre til den korrekte afdeling. Du forventes at arbejde selvstændigt og gradvist kunne håndtere opgaverne uden tæt supervision.

Arbejdsområder og ansvarsopgaver

1) Kundeservice og kommunikation

·       Omstilling, kundeservice, standardforespørgsler, aflysninger, viderestilling og håndtering af telefonsvare.

·       Håndtering af hovedmail.

·       Modtage gæster.

·       Varemodtagelse.

·       Ind og udgående post.

2) Generelle administrative opgaver

• Bestille, modtage, videresende og fakturerer papirvarer/kontorartikler. Dette er til vores kunder.
• Foretage indkøb til kontoret.
• Håndtere gaver og fødselsdag‑SMS.
• Udlevering af materialer samt registrering.
• Ajourføring af infoskærme.
• Udføre ad hoc‑opgaver.

3) Data- og systemadministration

• Arbejde i Cura/Nexus (opgaver, kalendere, tilbagemeldinger, møder)
• Administrere ABAX GPS
• Ajourføre kontakt- og telefonlister (Outlook)

4) Nøglehåndtering

• Superbruger i nøglesystemet.
• Oprette/flytte nøgler i CM/nøglesystem.
• Oprette brugere i nøglesystem.
• Håndtere nøglekort og fotos.
• Sikre korrekt nøgleudlevering og bidrage til systemudvikling.

5) Kundeadministration

• Modtage og registrere opsigelser.
• Håndtere nøgleaflevering og arkivering i CM.

7) Øvrige opgaver

• Planlægge og drive sociale arrangementer sammen med et festudvalg (ca. 4 årligt).

Forventninger til rollen

• Imødekommende og har erfaring med alle former for kundehenvendelser.
• Er indstillet på at sidde i en reception i et åbent kontor og ikke bagved en lukket dør.
• Have mange opgaver i løbet af en dag og kunne prioritere i dem.
• Du er erfaren bruger af Office, bl.a. Outlook Excel og Word.
• Kunne arbejde i en ejer-ledet virksomhed, hvor du vil referere direkte til en af ejerne.
• Struktur og overblik.
• Ejerskab for opgaver.
• Klar kommunikation og god service.

Hvem er du?

Vi tror, du vil trives i rollen, hvis du:

• Er smilende, robust, serviceminded og god med mennesker.
• Favner alle mennesker, da deres udfordringer ofte er af højeste prioritet.
• Trives med også at have praktiske gøremål og administrationsopgaver.
• Måske har erfaring fra butik, reception, café eller kontor.
• Kan have tillid til, at dine kollegaer kan løfte de opgaver, som du sender videre til dem på trods af travlhed.

Vi tilbyder

Stillingen er på 37 timer ugentligt og placeret fra mandag til torsdag 07:30 -15:30 og fredag 07:30 - 15:00 inkl. selvbetalt frokostpause.

Derudover vil du få:

·       En stilling med rig mulighed for personlig udvikling, hvor du har fingeren på pulsen i hele virksomheden.

·       Mulighed for at deltage i sociale arrangementer, som du selv er med til at sætte dit præg på.

·       En rolle som virksomhedens nervesystem, hvor du er med til at præge, hvordan dine opgaver løses.

·       Fast månedsløn samt pensionsordning og sundhedsforsikring.

·       En god arbejdsplads, hvor vores fornemmeste målsætning er at forblive en god arbejdsplads.

Ansøgning sendes til Job@teamren.dk og mærkes: Reception

Der vil løbende blive afholdt samtaler.