Sektionsadministrator på Institut for Elektroniske Systemer, København

Har du lyst til at spille en central rolle i hverdagen i en forskningssektion i et internationalt miljø, hvor du er tæt på både forskere og administrative kolleger? Vi søger en sektionsadministrator til forskerstøtteteamet ved Institut for Elektroniske Systemer i København. Stillingen er en fast fuldtidsstilling på 37 timer om ugen med tiltrædelse 1. april 2026 eller snarest derefter. Ansøgningsfristen er 8. marts 2026.

Dine arbejdsopgaver
Er du typen, der trives med at få ting til at fungere i praksis? Holder du af at have styr på detaljerne og er du i stand til at bevare overblikket i en hverdag, hvor opgaverne kan skifte hurtigt? Og kan du se dig selv i et tæt samarbejde med både forskere og administrative kolleger på tværs af Aalborg og København? Så kan du være den sektionsadministrator, vi leder efter til vores forskerstøtteteam på Institut for Elektroniske Systemer, Campus København.

Som sektionsadministrator bliver du en central del af instituttets administration og en nøgleperson for forskningssektionen i København. Du indgår i et internationalt miljø, hvor du understøtter forskernes arbejde og sikrer, at de praktiske og administrative rammer omkring forskning og samarbejder fungerer gnidningsfrit. Du får daglig kontakt til både danske og internationale forskere, kolleger i Aalborg og de studieadministrative medarbejdere, du kommer til at sidde sammen med i København.

Din hverdag vil blandt andet bestå i at yde administrativ support til forskere både i København og Aalborg, for eksempel i forbindelse med møder, rejser, arrangementer og generelle forespørgsler. Du får en vigtig rolle i at tage godt imod nye medarbejdere og gæster, så de oplever en professionel og imødekommende modtagelse og hurtigt finder sig til rette i sektionen. Du kommer til at planlægge og koordinere ph.d.-forsvar, hvor du håndterer den praktiske og administrative del af processen i tæt dialog med forskere og ph.d.-studerende. Derudover vil du være med til at koordinere og understøtte afholdelsen af workshops, seminarer og konferencer, hvor du bidrager til alt fra planlægning og praktisk tilrettelæggelse til opfølgning efter arrangementerne.

Du får et tæt samarbejde med dine administrative kolleger i forskerstøtteteamet i Aalborg, hvor I løser opgaver sammen, sparrer om arbejdsgange og sikrer en ensartet og professionel service på tværs af campus. Samtidig bliver du den lokale administrative forankring i København, hvor du i det daglige også vil have et naturligt samarbejde med de studieadministrative kolleger, du deler kontorområde med.

Dine kompetencer
Du har sandsynligvis en kontorfaglig eller sproglig uddannelsesbaggrund og solid erfaring med administrative opgaver, gerne fra en offentlig organisation, et forskningsmiljø eller en anden større vidensarbejdsplads. Du er vant til at arbejde systematisk med dokumenter, mails, kalendere og praktisk koordinering, og du er fortrolig med Microsoft Office pakken, som du anvender sikkert og effektivt i din dagligdag. Det er en fordel, hvis du har erfaring med at understøtte flere personer eller grupper på én gang, for eksempel forskere, ledere eller projektteams, og du motiveres af at få opgaver, aftaler og processer til at hænge sammen.

Som person arbejder du struktureret og selvstændigt, og du har det godt med at tage ansvar for dine opgaver fra start til slut. Du formår at prioritere, også når der er mange forskellige opgaver i gang samtidig, og du er bevidst om, hvornår der er behov for at afstemme forventninger med kolleger og ledelse. Du befinder dig godt i et miljø med mange kontaktflader og har en samarbejdsstil, der gør det nemt for både forskere og kolleger at gå til dig, når de har brug for hjælp eller sparring om en praktisk løsning. Du bidrager med en positiv og løsningsorienteret tilgang og er nysgerrig på at forstå de sammenhænge, du arbejder i, så du kan give kvalificeret og helhedsorienteret støtte.

Du er vant til at kommunikere klart og respektfuldt både skriftligt og mundtligt, og du kan formulere dig sikkert på både dansk og engelsk på et professionelt niveau. Det er en forudsætning i vores hverdag, hvor både mails, dokumenter og møder ofte foregår på engelsk, og hvor du vil have kolleger og samarbejdspartnere fra mange forskellige lande og kulturer. Erfaring med internationale miljøer og interkulturelt samarbejde vil derfor være en styrke i rollen.

Hvem er vi
Du bliver en del af forskerstøtteteamet ved Institut for Elektroniske Systemer, hvor vi arbejder tæt sammen om at understøtte instituttets forskningsaktiviteter. Forskerstøtteteamet består af fem administrative kolleger, fire i Aalborg og dig i København. I København får du daglig gang på Campus, hvor du også kommer til at sidde sammen med fire studieadministrative medarbejdere, som du vil have et naturligt og uformelt samarbejde med i hverdagen.

Hos os får du en fleksibel arbejdsplads, hvor vi har tillid til, at du tager ansvar for dine opgaver og for din egen arbejdsdag. Vi lægger vægt på et arbejdsmiljø, hvor der er plads til både faglighed og humor, og hvor vi hjælper hinanden, når der er travlt. Du får mulighed for at præge dine egne opgaver og være med til løbende at udvikle arbejdsgange og service over for forskerne, så vi hele tiden understøtter instituttets arbejde på en effektiv og professionel måde. Der vil være gode muligheder for både faglig og personlig udvikling, for eksempel gennem nye opgaver, deltagelse i interne netværk og sparring med kolleger på tværs af campus.

Du bliver en del af en hverdag, hvor du er tæt på dine kolleger og medvirker til at skabe rammerne om forskning og uddannelse, som gør en konkret forskel for både medarbejdere og studerende. Som en del af Aalborg Universitet kommer du til at indgå i en større organisation, hvor samarbejde på tværs af enheder og campusser er en naturlig del af måden, vi arbejder på. I den forbindelse kan der forekomme enkelte rejser til Aalborg.

AAU, Campus København, er i rivende udvikling, og i de kommende år forventes endnu mere aktivitet, så du vil få mulighed for at blive en del af et miljø, hvor der løbende sker nye tiltag og opstår spændende opgaver. Det betyder også, at du får gode chancer for at være med til at præge både udviklingen af forskerstøtten og de daglige arbejdsgange, efterhånden som campus vokser.

Vi holder til centralt i Sydhavnen med både Metro og S-tog tæt på, så det er nemt at komme til og fra campus med offentlig transport. Hvis du kommer i bil, har vi gratis parkering for ansatte og nem adgang til motorvejen. Vores adresse er Frederikskaj 12, 2450 København SV.

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte teamleder Susanne Nørrevang, tlf. 99 40 87 02, e-mail markacostaamanda54richard69sn@howard-reynoldsmurphy-craigguzman-gonzaleses.aau.dk.

Samtaler afholdes i uge 11 og 12.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkårLøn- og ansættelsesvilkår er enten i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

**Aalborg Universitet - *Viden for verden***Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.