Barselsvikariat til Ph.d.-administrationens Økonomi- og sekretærteam (HK)

• Vil du være med til at skabe værdi for ph.d.-området?
• Trives du med at håndtere driftsopgaver i en travl hverdag?
• Er du proaktiv og løsningsorienteret i dit arbejde?
• Kan du lide at være en del af et team, der samarbejder om at nå fælles mål?

Københavns universitets ph.d.-administration søger en barselsvikar (HK) til vores Økonomi- og sekretærteam. Stillingen er målrettet dig, der har en kontoruddannelse og gerne erfaring med lettere økonomiadministration.

Ph.d.-administrationen på Københavns Universitet er den største i Norden og blandt de største i Europa. Vi understøtter mere end 3.600 ph.d.-studerende fordelt på seks ph.d.-skoler og alle KU’s fagområder. Vi er placeret i Niels Bohr Bygningen på Jagtvej og organisatorisk en del af Campusadministration Nørre med faglig reference til Forskning & Informationssikkerhed.

Ph.d.-administrationen består af ca. 50 medarbejdere, 2 sektionsledere og 1 områdechef. Vi arbejder tæt sammen med ph.d.-skoleledelserne og forskeruddannelsesmiljøerne, og vores arbejde er organiseret i seks teams.

Økonomi- og sekretærteamet varetager centrale lettere økonomi- og driftsopgaver, som understøtter ph.d.-administrationens samlede opgaveløsning. Vi arbejder Lean-baseret med fokus på ensartede arbejdsgange, kvalitet og løbende forbedringer.

Stillingens indhold
Du bliver en del af Økonomi- og sekretærteamet, hvor du arbejder med lettere økonomiadministration, koordinering og praktisk understøttelse af den daglige drift. Stillingen indebærer mange forskelligartede opgaver og en bred kontaktflade, og kræver struktur, overblik og sans for service. Vi sørger for grundig oplæring i både opgaver og systemer.

Dine opgaver vil blandt andet omfatte:

Økonomi og betalinger

• Håndtering og godkendelse af fakturaer, herunder fakturaer til betaling samt interne godkendelser
• Behandling af udlæg og refusioner i forbindelse med rejser, ophold og arrangementer
• Betalinger relateret til ph.d.-forløb

Rejser, ophold og forplejning

• Godkendelse af rejser og rejseafregninger
• Bestilling af hotel i forbindelse med bedømmelser, kurser og forsvar
• Håndtering og koordinering af forplejning via fælles funktionspostkasser

Bedømmelser og ph.d.-forsvar

• Administrativ og økonomisk understøttelse i forbindelse med ph.d.-forsvar
• Håndtering af sager vedrørende danske og udenlandske bedømmere, herunder betaling og praktisk koordinering

Sekretariats- og driftsopgaver

• Sekretariatsopgaver i sektionen og praktisk administrativ understøttelse
• Praktiske opgaver i kontoret som led i den daglige drift
• Mailvisitation i fælles indbakke, herunder sortering, besvarelse og videresendelse af henvendelser
• Generelle administrative opgaver, der understøtter ph.d.-administrationens samlede opgaveløsning

Du vil også bidrage til, at opgaverne løses effektivt og korrekt, og til løbende forbedringer af arbejdsgange.

Faglige og personlige kvalifikationer

• Kontoruddannelse (HK), gerne med speciale i offentlig administration eller økonomi
• Erfaring med lettere økonomiadministration og administrative opgaver, gerne fra den offentlige sektor eller et universitet
• Struktureret, grundig og sans for tal og detaljer
• Kvalitetsbevidst og trives med rutineprægede opgaver
• Klar og korrekt kommunikation på dansk og engelsk
• Beherskelse af Office-pakken; erfaring med økonomisystemer og WorkZone er en fordel
• Teamplayer, tager ansvar og bidrager positivt til samarbejdet
• Forståelse for at arbejde i en regelstyret organisation

Vi tilbyder

• Et alsidigt barselsvikariat med forventet varighed på op til 12 måneder, afhængigt af barselsperioden, i en stor og professionel universitetsadministration
• Grundig oplæring og tæt sparring i hverdagen
• Et teambaseret arbejdsmiljø med en uformel og respektfuld omgangstone
• Fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen og mulighed for hjemmearbejde efter aftale
• En centralt beliggende arbejdsplads med kantine, P-plads samt kaffe-, te- og frugtordning

Løn- og ansættelsesforhold
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for HK/Stat.
Stillingen er et tidsbegrænset barselsvikariat med forventet varighed på op til 12 måneder, afhængigt af barselsperioden. Stillingen er fuld tid (37 timer/uge)

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sektionsleder Marie-Louise Holm på mail nboyderinleonardmaloh@adm.kuhowe-davenporthalljoseph-malone.dk eller tlf. 21838320.

Læs mere om KU’s ph.d.-skoler på www.phd.ku.dk.

Ansøgning mv.
Vi ser frem til at modtage din ansøgning med CV og dokumentation for uddannelse via jobportalen senest den 3. marts 2026.

Københavns Universitet ønsker at afspejle mangfoldigheden i samfundet og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge uanset alder, handicap, køn, nationalitet, race, religion eller seksuel orientering. Ansættelse sker udelukkende på baggrund af kvalifikationer.

Tiltrædelse snarest muligt.