Administrativ Koordinator ved SSH Fakultet, Aalborg Universitet

Vi søger en struktureret, selvstændig samt dedikeret medarbejder, der kan være planlægger, tovholder og ansvarlig for kvalitetssikring af forskelligartede aktiviteter, events og projekter på tværs af fakultetets prioriterede forskningsindsatser, og i det hele taget bidrage til udviklingen heraf.
Stillingen er på fuld tid og ønskes besat 1. december 2025 eller snarest muligt derefter.

Dine arbejdsopgaver  
Gennem de seneste år har SSH fakultet iværksat en række forskningsstrategiske initiativer, der kræver administrativ understøttelse. Disse initiativer hedder bl.a. SSH signaturerne og det digitale data- og metodelaboratorium CALDISS, du kan læse mere om begge initiativer her: Signaturer ved SSH - Aalborg Universitet og CALDISS - Aalborg Universitet
Din primære opgave vil derfor være på forskellig vis at supportere disse forskningsstrategiske initiativer med administrative opgaver, der spænder fra at håndtere medlemslister til at holde styr på budgetter og tidsplaner henover også sagsbehandling, beslutningsoplæg og projektstyring.

Dine opgaver vil bl.a. være:

•    Administrativ projektsupport og kvalitetssikring, herunder udarbejdelse af sagsfremstillinger, afrapporteringer og beslutningsoplæg til styregrupper og ledelse.
•    Understøttelse af strategiske initiativer heraf projektledelse, budget og tidsstyring og udarbejdelse af calls indenfor initiativerne
•    Løbende dialog, sparring og arbejdsmøder i samarbejde med videnskabelige ledere 
•    Planlægning, koordinering, videreudvikling og prioritering af aktiviteter
•    Udvikling og understøttelse af faglige seminar og konferencer. 
•    Afholde løbende dialogmoder med relevante samarbejdspartnere og stakeholders
•    Agere tovholder og kontaktperson i samarbejdsprojekter med fakultetets forskere inden for de forskningsstrategiske initiativer

Dine kompetencer

Vi søger en kollega med en relevant kandidatuddannelse, som bl.a. har erfaring med projektledelse, strategisk ledelsesstøtte og sekretariatsbetjening. Kendskab til arbejdsgangene på et universitet og erfaring med projektledelse er en klar fordel. Optimalt set har du erfaring med at drive universitetsprojekter sammen med fagprofessionelle. 
For at få succes i stillingen vil det være nødvendigt, at du har gode samarbejdsevner, da en stor del af dit arbejde vil involvere samarbejde med mange forskellige interessenter. Ligeledes er det centralt, at du er udadvendt og vant til at udvikle ideer og se muligheder i samarbejdet med andre, samt at du er initiativrig og evner selvstændigt at omsætte ideer til praksis.

Konkret leder vi efter en kollega, der: 
•    Har strategisk forståelse og politisk tæft.
•    Har personlig integritet og situationsfornemmelse, så du både tør anbefale og udfordre ift. beslutninger, så vi sammen sikrer det bedste resultat.
•    Kan omsætte og videreformidle kompleks viden i både skrift og tale.
•    Kan arbejde proaktivt, inddragende og helhedsorienteret.
•    Kan bevare overblikket og have styr på detaljen i perioder med højt arbejdspres og ofte meget varierende og komplekse arbejdsopgaver. 
•    Har erfaring med projektledelses discipliner som budgetlægning, tidsstyring, mv.
•    Har erfaring med at give strategisk og driftsnær ledelsesstøtte til fagprofessionelle.
•    Har stor erfaring med Microsoft Office-pakken
•    Har erfaring med digitale opgavestyringsværktøjer
På kontoret er arbejdssproget dansk, men da mange af fakultetets medarbejdere er engelsktalende, er der behov for at du kan kommunikere på engelsk i både skrift og tale.

Hvem er vi 
Det Humanistiske og Samfundsvidenskabelige Fakultet (SSH) rummer forskning og uddannelse med fokus på mennesket og dets sociale, politiske og kulturelle omgivelser. Fakultetet dækker en bred vifte af humanistiske og samfundsvidenskabelige discipliner.
Som koordinator vil du blive tilknyttet SSH dekansekretariatet. Sekretariatet varetager politisk og strategisk ledelsesbetjening samt rådgivning af dekanat og fakultetsledelsen ved SSH. Vi har ansvar for at understøtte dekanatets strategi- og udviklingsprojekter på fakultetet inden for uddannelse, forskning og vidensamarbejde. På kontoret er vi i dag ca. 30 kollegaer, der arbejder enten i dekansekretariatet eller fakultetets enhed for efter- og videreuddannelse.

ØNSKER DU FRIHED UNDER ANSVAR OG GODE UDVIKLINGSMULIGHEDER?
Aalborg Universitet er en verden af viden – og i dekansekretariatet er tonen uformel og engagementet højt. Til tider har vi en hektisk og omskiftelig hverdag tæt på den strategiske ledelse, men vi sætter udvikling, samarbejde og et godt arbejdsklima meget højt. Vi vil sørge for, at du får en god introduktion og oplæring, og samtidig vil du have gode muligheder for at bidrage med netop din personlighed og dine erfaringer.

Du vil få frihed under ansvar samt gode faglige og personlige udviklingsmuligheder.

Du kommer til at referere til sekretariatschefen for dekansekretariatet.

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Jette Kollerup Bangsø på tlf. 9940 7323 eller jkbbartletterindevin93@phillips.dkadm.aau.dkcooper.dk
Arbejdsstedet er på AAU’s campus i Aalborg Øst.

AAU vil afspejle det omgivende samfund og derfor opfordres alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Ansøgningsfristen er 4. september. Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 37.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Vi anbefaler, at du gemmer en kopi af stillingsopslaget, da opslaget bliver fjernet, når ansøgningsfristen er udløbet.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkårLøn- og ansættelsesvilkår er i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

**Aalborg Universitet - *Viden for verden***Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.