Administrativ Medarbejder - Aalborg Universitet Studieservice

Stillingsbeskrivelse
Er du passioneret omkring god service og professionel sagsbehandling? Så er du måske vores nye kollega i teamet for Efteruddannelse i Studiekvalitet, Studieservice på Aalborg Universitet.

Vi søger en engageret og dygtig medarbejder til en fast fuldtidsstilling (37 timer pr. uge) med tiltrædelse den 1. november 2025 eller snarest derefter. Du vil få en central rolle i arbejdet med universitetets deltidsuddannelser, hvor du skal sikre en professionel og effektiv håndtering af ansøgninger og  vejledning  af ansøgere.

Efteruddannelsesområdet er et strategisk fokusområde på AAU, og der sker derfor mange spændende udviklinger, som du vil blive en del af.

Arbejdsopgaver
Dine primære opgaver vil være:

• Sagsbehandling af ansøgninger til deltidsuddannelser
• Vejledning  af ansøgere i optagelsesprocessen
• Fakturering af deltagerbetaling og andre opgaver vedr. betaling og økonomi
• Deltagelse i driftsmøder med studier og samarbejdspartnere
• Løsning af ad hoc-opgaver af administrativ karakter

Du vil arbejde tæt sammen med kolleger i teamet, studierne og øvrige enheder i Studieservice for at sikre smidige og effektive processer.

Dine kompetencer
Faglige kvalifikationer:

• Relevant kontoruddannelse eller anden administrativ uddannelse
• Gode IT-kompetencer og gerne erfaring med STADS, DANS, Workzone og Office-pakken
• Ansvarsbevidst og grundig – du følger opgaverne helt til dørs

Erfaring med studie- og/eller universitetssektoren er en fordel men ikke et krav.

Personlige kvalifikationer:

• Serviceminded og initiativrig
• Struktureret med sans for detaljer og god til at planlægge din tid
• Bevarer overblikket i travle perioder
• Gode samarbejdsevner og sociale kompetencer
• Fleksibel og omstillingsparat i en hverdag med mange deadlines

Vi tilbyder
Du bliver en del af et team med fem engagerede kolleger, hvor samarbejde og faglig sparring er i højsædet. Vi sørger for en grundig oplæring og tilbyder en uformel arbejdsplads med fokus på kollegaskab, høj faglighed og arbejdsglæde.

Du får:

• Frihed under ansvar og mulighed for at præge dine opgaver
• Fleksible arbejdstider
• Mulighed for hjemmearbejde, når opgaverne tillader det
• Et stærkt fagligt fællesskab og stor kontaktflade i organisationen
• En arbejdsplads med fokus på trivsel, udvikling og fleksibilitet

Hvem er vi
Studiekvalitet er en del af Studieservice og består af ca. 40 engagerede kolleger fordelt på flere teams: Kvalitet og Udvikling, Projekt og Analyse, Uddannelsesjura samt Optagelse og Efteruddannelse.

Vi arbejder tæt sammen og har en uformel og humoristisk omgangstone – også når tempoet er højt. Vi er drevet af høj faglighed, samarbejde og en fælles ambition om at skabe de bedste rammer for uddannelse og studieliv på AAU.

Læs mere om Studieservice, organisering, kerneopgaver, pejlemærker og værdier på:
https://www.studieservice.aau.dk/

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Eventuelle relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som du finder under stillingsopslaget på universitetets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Du er meget velkommen til at kontakte os – kontaktoplysninger findes nederst i opslaget.

Samtaler forventes afholdt den 29. september.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Vi anbefaler, at du gemmer en kopi af stillingsopslaget, da det fjernes efter ansøgningsfristen.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkårLøn- og ansættelsesvilkår er i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK). Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

**Aalborg Universitet - *Viden for verden***Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.