Administrativ Sekretær - Trafikstyrelsen Direktionssekretariat

Vil du være med til at få hverdagen til at glide for direktionen i en styrelse med samfundsmæssig betydning? Har du styr på struktur, overblik og sans for detaljen? Så er det måske dig, vi søger som vores nye administrative sekretær i Direktionssekretariatet.

Om stillingen

Vi søger en serviceminded og grundig kollega, som kan hjælpe med at sikre, at direktionsmedlemmerne kommer godt gennem deres arbejdsdag. Du vil få en central rolle i den praktiske understøttelse af direktionen og sekretariatet, og du bliver en vigtig del af et mindre team, hvor samarbejde, ordentlighed og godt humør er i højsædet.

Dine opgaver vil blandt andet være:

• Kalenderstyring for direktionens medlemmer
• Mødebooking og mødeforberedelse – herunder indhentning af mødemateriale, lokaler, materialer og forplejning.
• Understøttelse af større møder og arrangementer i direktionens regi
• Bidrag til at sikre struktur og flow i sekretariatets opgaver
• Administrative ad hoc-opgaver

Om dig

Du er systematisk, hjælpsom og trives med en rolle, hvor du får tingene til at fungere for andre. Du er god til at tage initiativ, har styr på detaljerne – og er ikke bange for at sige til, hvis noget mangler eller kan gøres bedre.

Vi lægger vægt på, at du:

• Har flere års erfaring med understøttelse af den øverste ledelse med bl.a. kalenderstyring og mødeforberedelse.
• Har styr på digitale værktøjer som Outlook, Teams og Power Point. Kendskab til Workzone eller lignende sagsbehandlingssystemer vil være en fordel.
• Har gode samarbejdsevner og et servicegen med blik for andres behov
• Kan arbejde selvstændigt, prioritere dine opgaver og overholde deadlines
• Har gode skriftlige kompetencer og flair for sprog og formatering

Om os

Direktionssekretariatet er en del af ledelsessekretariatet som også består af HR, juridisk sekretariat og kommunikation og presse. Vi er et fællesskabsorienteret sekretariat som prioriterer både faglighed og trivsel højt. Vores arbejdsmiljø er kendetegnet ved, at vi hjælper hinanden og hvor der er rum til nye ideer. Vi tilbyder en hverdag, hvor du får lov at bringe både dine faglige kompetencer og din nysgerrighed i spil. Vi har et aktivt socialt miljø med bl.a. fælles frokost, fredagsbar, DHL-stafet, sommerfest og julefrokost.

Trafikstyrelsen som arbejdsplads

Når vi siger, at vi er en fleksibel arbejdsplads, hvor det er vigtigt, at vores medarbejdere oplever balance mellem arbejdstid og fritid – så mener vi det altså.

Vores fikstid er kl. 9-14 (kl. 10-14 om mandagen). Det er her, vi forventer, at du som udgangspunkt er tilgængelig og arbejder, men det betyder ikke, at du kun arbejder i dette tidsrum. Uden for fikstiden har du mulighed for selv at planlægge resten af din arbejdsdag fleksibelt, så længe det passer med opgaver og møder.

Hvis du arbejder mere end dine 37 timer, så opsparer du fleks. Den kan du kan afvikle enten ved hele eller halve fleks-dage eller f.eks. ved kortere arbejdsdage i en periode.

Generelt har du god mulighed for selv at planlægge og administrere din arbejdsdag – både hvis du skal være på kontoret, eller hvis du skal på tilsyn og så kan du arbejde hjemme i 2 dage om ugen, hvis dine opgaver tillader det.

Vi er en arbejdsplads, der rummer alt fra småbørnsforældrene til medarbejderen, der er i karrierens efterår. Derfor giver vi dig mulighed for tilpassede arbejdstider, orlov, flexjob, plustid og nedsat tid, hvis det er det, du har brug for.

Ansættelsesvilkår

Stillingen er en fuldtidsstilling. Du bliver ansat i henhold til relevant overenskomst (HK).

Stillingen ønskes besat den 1. september eller hurtigst muligt derefter.

Dit daglige arbejdssted vil være på Carsten Niebuhrs gade 43, 1577 København V.

Vi forventer at afholde første samtaler den 7. og 8. august og 2. samtaler i løbet af den efterfølgende uge.

Sådan søger du

Send din ansøgning, CV og relevante bilag senest den 3. august 2025 via www.trafikstyrelsen.dk.

Vi forventer at afholde første samtaler den 7. og 8. august og 2. samtaler i løbet af den efterfølgende uge.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Lars Bang Meile på lloydpaulmmccarthylbmervazquez@trafikstyrelsen.dklee.dkrose.dkphillips.dk.