Ledelsessekretær - Den Fælles Sterilcentral

Har du erfaring med at servicere og sekretariatsbetjene ledelsen i sundhedssektoren eller lignende? Er du serviceminded, har let til smil og har mod på at være en del af en omskiftelig hverdag i en virksomhed i udvikling? Har du lyst til at blive en del af en nyetableret stab og sætte dit eget præg på din stilling? Så kan vi tilbyde en stilling som ledelsessekretær i Den Fælles Sterilcentral.

Om stillingen
Din nøglefunktion som ledelsessekretær vil være at servicere og sekretariatsbetjene især direktionen, stabschefen samt diverse fora i Den Fælles Sterilcentral, herunder Virksomheds Med-Udvalg (VMU). Derved får du en vigtig rolle som kontaktperson og bindeled mellem direktion, stabschef samt interne og eksterne parter.
Du vil også indgå i arbejdet med større og mindre drifts- og udviklingsopgaver på tværs af staben og/eller Den Fælles Sterilcentral, fx skal du i samarbejde med kommunikationskonsulenten sikre, at relevant viden fra MED-udvalg og ledelsesfora deles med hele Den Fælles Sterilcentral. Det vil også være i samarbejde med kommunikationskonsulenten, at du bidrager til at udvikle og vedligeholde et samlet årshjul for Den Fælles Sterilcentral med information om tilbagevendende begivenheder af organisatorisk karakter som fx lokallønsforhandlinger og trivselsmålinger.

Dine opgaver

• Du skal bl.a. sekretariatsbetjene forskellige mødefora, herunder ledelsesfora, VMU, Instrumentboard m.fl., hvor du får ansvaret for årshjul, dagsorden og referat fra møderne
• Kalenderstyring, mødekoordinering, korrespondance og sagsbehandling for vores direktør og stabschef
• Daglig styring af vores fællespostkasse i Den Fælles Sterilcentral i samarbejde med receptionisten på Herlev-matriklen, herunder sagsbehandle diverse henvendelser
• Superbruger af Workzone (sags- og journaliseringssystem), herunder hjælpe og rådgive ledere og andre nøglepersoner om brugen af systemet
• Fungere som backup ved fravær for forskellige administrative funktioner i staben, herunder reception, lokalebooking, forplejning o.l.
• Bidrage til udviklingen af relevant indhold i vores kollegahåndbog, årshjul og ledelsesinformation
• Andre koordinerings- og planlægningsopgaver

Stillingen er delvis ny, så du kan selv være med til at sætte dit præg på nogle af opgaverne.

Du refererer til stabschefen. Dine kollegaer i staben arbejder bl.a. med vagtplanlægning, administration, receptionsbetjening og projektstyring. Staben omfatter også en Sektion for Uddannelse, Organisationsudvikling og Kommunikation samt Team Økonomi og Analyse. Dine nærmeste samarbejdspartnere vil være dine kollegaer i hele staben, direktion, stabschef og øvrig ledelse samt medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg.

Vi tilbyder dig

• Et struktureret introduktionsforløb
• Faglig sparring med dedikerede kollegaer
• Fokus på et godt arbejdsmiljø
• En enhed der arbejder med udvikling og harmonisering af gennemsigtige og effektive arbejdsgange
• En enestående chance for at være med til at sætte præg på vores nye arbejdsplads

Om dig
Vi tænker, at du har en kontoruddannelse med speciale i offentlig administration eller tilsvarende, men det vigtigste er, at du har erfaring med ledelsesbetjening, gerne fra sundhedssektoren eller en anden del af den offentlige sektor.

Som person er du struktureret, proaktiv og serviceminded i din opgavetilgang. Du trives med at have en stor samarbejdsflade og arbejde med stramme deadlines.

Da vi er en relativt ny virksomhed, er det vigtigt at du trives i en kultur, hvor ikke alle ting og arbejdsgange er på plads, men hvor vi hjælper hinanden til at finde de gode løsninger. Vi har travlt, men vi har det sjovt.

Herudover forventer vi, at du:

• Har gode mundtlige og skriftlige kommunikative kompetencer på dansk
• Er superbruger af Office-pakken
• Har kendskab til og erfaring med journaliserings- og sagsstyringsværktøjer
• Gerne har projektledelseskompetencer
• Gerne har viden om GDPR

Du er desuden vant til at benytte mange forskellige it-værktøjer og administrere data, og du kan hurtigt tillære dig nye systemer.

Om os
I Stab varetager medarbejderne hver sine specialopgaver inden for økonomi, reception, uddannelse, kompetenceudvikling, pre-, on- og offboarding, kommunikation, vagtplanlægning og HR. Afdelingen fungerer som støttefunktion til hele Den Fælles Sterilcentral og bidrager til at sætte rammerne for en stabil, velfungerende drift.

Den Fælles Sterilcentral er en nyetableret virksomhed i Region Hovedstaden fra 1. januar 2025, og vi er fortsat under opbygning. Med etableringen samles de to regionale sterilcentraler på Rigshospitalet og Herlev Hospital organisatorisk med en direktør i spidsen og en bestyrelse bestående af interne og eksterne medlemmer. De øvrige hospitalers lokale sterilcentraler skal samtidig implementeres i den nye virksomhed, som derefter får det samlede ansvar for hele Region Hovedstadens genbehandling og understøttelse af ca. 1.000 daglige operationer.

I Den Fælles Sterilcentral genbehandler vi kirurgiske instrumenter i et samspil mellem manuelle og fuldautomatiske processer, hvor bl.a. avanceret robotteknologi gør, at vores to sterilcentraler er blandt de mest automatiserede sterilcentraler i verden.

Løn- og ansættelsesforhold
Løn- og ansættelsesforhold fastsættes i henhold til gældende overenskomst med mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer. Tjenestested kan være på både Herlev Hospital og Rigshospitalet.

Tiltrædelse hurtigst muligt eller senest 1. november 2025.

Yderligere oplysninger
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte stabschef Morten Koch på telefon 21654258.

Ansøgningsprocedure
Du søger stillingen via linket i annoncen. Ansøgningsfrist er 14. september 2025.

Vi forventer at afholde samtaler tirsdag 23. september 2025.

Vi ser frem til at høre fra dig.